Każda mała firma w jakiś sposób prowadzi rejestr zleceń, grafik albo listę klientów: w arkuszu, w zeszycie albo w pamięci właściciela. W pewnym momencie to przestaje wystarczać. Poniżej porównujemy trzy rozwiązania: arkusz, gotowy program w abonamencie i aplikację pisaną na zamówienie.
Porównanie kosztów w ciągu trzech lat
Koszty są orientacyjne, dla firmy do dziesięciu osób, według stanu na październik 2026. Stawki programistów podajemy za cenauslug.pl (wrzesień 2026) i przeglądem ofert małych wykonawców.
| Kryterium | Excel albo arkusz Google | Gotowy program w abonamencie | Aplikacja na zamówienie |
|---|---|---|---|
| Koszt startu | 0 zł i Twój czas | 0–500 zł za wdrożenie | zwykle 8 000–25 000 zł netto za najmniejszą działającą wersję |
| Koszt w trzy lata | Twój czas na poprawianie formuł i scalanie plików | 50–300 zł miesięcznie za użytkownika, czyli 1 800–10 800 zł na osobę w trzy lata | cena budowy, hosting (kilkadziesiąt złotych miesięcznie) i ewentualna opieka |
| Kto ma dane | Ty, w plikach; łatwo je nadpisać, a kopie robisz sam | dostawca; eksport zwykle możliwy, ale w jego formacie | Ty, na własnym koncie hostingowym |
| Dopasowanie do Twojej pracy | pełne, dopóki jedna osoba zna formuły | Ty dopasowujesz się do programu | program odtwarza Twój sposób pracy |
| Praca kilku osób naraz | trudna, bo powstają konflikty wersji | tak, od pierwszego dnia | tak, z rolami i uprawnieniami |
| Gdy firma rośnie | plik otwiera się coraz wolniej, formuły przestają działać | dopłata za użytkowników i moduły | dopisanie funkcji za uzgodnioną cenę |
| Gdy dostawca znika | nie dotyczy | przenoszenie danych trwa kilka tygodni | kod i baza są u Ciebie, inny wykonawca przejmuje pracę |
Kiedy wystarczy arkusz
Arkusz wystarczy, gdy korzysta z niego jedna osoba, dane mieszczą się w kilkuset wierszach i nic nie musi łączyć się z fakturowaniem, bankiem ani kurierem. Arkusz Google pozwala dodatkowo pracować kilku osobom i przechowuje kopię w chmurze. To nadal najtańsze narzędzie i wielu firmom nic więcej nie jest potrzebne.
Kiedy wystarczy gotowy program
Gotowy program sprawdza się, gdy Twój problem jest taki sam jak w tysiącach innych firm: fakturowanie, prosta baza klientów, rezerwacje wizyt, magazyn w sklepie. Taki program jest tańszy niż napisanie własnego i ma wsparcie producenta. Granica pojawia się wtedy, gdy obok programu zaczynasz prowadzić drugi arkusz na to, czego program nie potrafi. Może być to związane ze specyfiką Twojej działalności albo z tym, że autorzy gotowego rozwiązania, nie uwzględnili wszystkich niezbędnych funkcji.
Kiedy potrzebna jest aplikacja na zamówienie
Aplikacja na zamówienie ma sens, gdy Twój sposób pracy jest Twoją przewagą i nie chcesz go zmieniać pod gotowy program. Również wtedy, gdy dwa gotowe programy trzeba łączyć ręcznie, przepisując dane, albo gdy musisz połączyć się z konkretnym systemem: KSeF, bramką płatności, firmą kurierską, bazą GUS albo systemem rezerwacji. Czasem decyduje rachunek: abonamenty za kilku użytkowników po dwóch latach przekraczają cenę własnego programu.
Od czego zacząć
Na wstępie nie potrzebujesz specjalistycznej specyfikacji. Wystarczy opowiedzieć, jak dziś wykonujesz tę pracę: skąd przychodzi zlecenie, kto je zapisuje i co się dzieje, gdy klient dzwoni z pytaniem. Na tej podstawie powstaje opis działania programu na jedną lub dwie strony i dopiero on jest podstawą wyceny. Pierwsza wersja programu powinna robić jedną rzecz do końca, np. przyjąć zlecenie, pokazać grafik albo policzyć ofertę. Kolejne funkcje dopisuje się po miesiącu pracy na prawdziwych danych, gdy już wiadomo, czego naprawdę brakuje.
O co zapytać wykonawcę przed podpisaniem umowy
- Na czyim koncie hostingowym działa program i czyja jest baza danych?
- Czy po każdym etapie dostaję kod i mogę zakończyć współpracę?
- Ile kosztuje godzina zmian po odbiorze?
- Co zawiera instrukcja uruchomienia, gdyby program przejmował ktoś inny?
- Czy cena etapu jest stała, czy rozliczana godzinowo?
Ceny sprawdziliśmy w październiku 2026.
